DIV

Informatiebeheer, de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats
Informatiebeheer is belangrijk voor de bedrijfsvoering van onze klanten en voor De Connectie zelf. Door zorgvuldig beheer is de informatie authentiek, beschikbaar, vindbaar en volledig.

Iedereen verwerkt en beheert informatie, inmiddels voor het grootste deel digitaal. Dit vraagt om bewustwording en discipline. De afdeling DIV heeft daartoe naast een uitvoerende ook een regisserende rol. Hierdoor wordt er gezamenlijk voor gezorgd dat het informatiebeheer op orde blijft of komt. Idealiter werkt DIV geharmoniseerd met één systeem en centraal archief, waaraan (vak)applicaties zijn gekoppeld.

Wat zijn onze taken

Beschikbaar stellen en toegankelijk maken van digitale en analoge informatie
De post wordt beoordeeld en verwerkt door selectie, digitalisering, validatie en registratie. Het doel is onze klanten zo snel mogelijk, na de binnenkomst van de digitale en analoge post, over de informatie te laten beschikken. Dan kunnen de binnengekomen klantvragen zo snel mogelijk beantwoord worden.

Beheren van digitale en analoge archieven
Vanuit diverse wetgeving is bepaald hoe lang informatie beschikbaar moet zijn, compleet, geordend én vindbaar. Door kwaliteitscontroles en door te selecteren wat vernietigd kan worden en wat bewaard moet blijven zijn de archieven altijd up-to-date. Jaarlijks wordt vastgesteld wat er voor vernietiging in aanmerking komt. Te bewaren archieven worden met regelmaat overgebracht naar het Gelders Archief. Daar is het niet alleen voor onze klanten, maar ook voor anderen raadpleegbaar.

Vraagbaak, ondersteuning en advies over informatie- en archiefbeheer
De werkprocessen van klanten vormen het uitgangspunt bij het beheer, ze worden beschreven en beheerd in de applicatie i-Navigator. Klanten worden ondersteunen en ontvangen advies bij elk veranderend of nieuw werkproces voor de inrichting in het archiefsysteem (het zaaksysteem). Ook over de werkprocessen rond zaakgericht werken worden klanten ondersteund met adviezen en aanpassingen in die processen. Veranderde wet- en regelgeving en nieuwe ontwikkelingen die van invloed zijn op de manier waarop informatie beheerd, gearchiveerd en toegepast mag worden maakt ook deel uit van het takenpakket van afdeling DIV.

Boekbestellingen en beheren van abonnementen op vakliteratuur
Boekbestellingen en het beheer van abonnementen behoort ook tot het takenpakket. Het aanvragen, wijzigingen of annuleren van abonnementen of boeken wordt door afdeling DIV volledig voor haar rekening genomen. Waarbij de bijbehorende administratieve taken ook worden uitgevoerd.

Contactpersonen
De afdeling DIV werkt op 3 locaties en heeft 2 coördinatoren. Eén coördinator voor de locatie Arnhem en één voor de locaties Renkum en Rheden.

Gemeente Arnhem:
Paula Andringa
Coördinator DIV
T: 026 – 377 42 04
E: paula.andringa@connectie.nl

Gemeenten Renkum en Rheden:
Petra Kuijper
Coördinator DIV
T: 026 – 497 69 54
E: petra.kuijper@connectie.nl

Contactpersoon
Sanne de Kleyn
Teamleider DIV
T: 026 - 377 24 28
E: sanne.de.kleyn@connectie.nl