Facilitaire Zaken 


Onze facilitaire dienstverlening sluit perfect aan op de operationele organisatie
Facilitaire dienstverlening is het verlenen van diensten en voorzieningen die ondersteunend zijn aan de operationele organisatie. Facilitaire Zaken van De Connectie ontzorgt organisaties, zodat die zich primair op de kernactiviteiten kunnen richten. De behoefte van de klant en haar medewerkers staat hierbij altijd centraal.

Door de werkzaamheden goed en gericht op de behoefte van de klant uit te voeren, zorgt Facilitaire Zaken ervoor dat organisaties en haar mensen optimaal en plezierig kunnen werken.

Binnen facilitair management komen veel vakgebieden samen. Centrale regie op al die vakgebieden is daarom belangrijk. Samen met haar ketenpartners zorgt Facilitaire Zaken voor een integrale aanpak. Door de hechte samenwerking tussen alle teams van De Connectie van ICT tot en met verhuizing en onderhoud en facilitaire leveranciers, wordt er een geïntegreerd totaalpakket geleverd. Het team neemt de verantwoording over alle taken van facilitaire zaken. Door goed naar onze klanten te luisteren en de marktontwikkelingen te volgen anticipeert Facilitaire Zaken op nieuwe ontwikkelingen. Zo verbetert de dienstverlening continue.

Facilitaire Zaken zorgt ervoor dat klanten en haar medewerkers zorgvuldig worden bediend op het gebied van facilitaire basisdiensten, zoals: schoonmaak, bodes, contractmanagement, evenementen, facilitair advies, grafische ontwerp en vormgeving, logistiek, onderhoud, poolvervoer, repro & post en verhuizing.

Wat zijn onze taken
Facilitaire Zaken is, met verschillende specialistische teams, verantwoordelijk voor ondersteunende facilitaire dienstverlening. De teams van professionele servicemedewerkers bestaat uit uitvoerders en adviseurs op het brede facilitaire vakgebied. Het takenpakket kan per opdrachtgever verschillen.

Bodes
Bodes zijn zeer nauw betrokken bij de gemeente, de gemeenteraad en medewerkers. Een bode is de spil in de organisatie rondom vergaderingen, huwelijksvoltrekkingen, ontvangsten en recepties, catering, interne postbezorging en huishoudelijke zorg. Enkele voorbeelden:

  • Representatieve taken bij bruiloften, recepties, gemeenteraadsvergaderingen en evenementen.
  • Cateringwerkzaamheden zoals koffie- en theevoorziening bij speciale bijeenkomsten.
  • Coördinatie van bedrijfshulpverleners.
  • Postrondes.
  • Coördinatie en afhandelen van facilitaire meldingen in relatie tot het eigen takenpakket.
  • Ondersteuning bij interne verhuizingen en correctief onderhoud.

Het takenpakket kan per opdrachtgever verschillen. Er kunnen ook uitsluitend bodes ingezet worden tijdens officiële momenten, zoals evenementen, binnen een gemeente.

Contractmanagement
Contractmanagers dragen zorg voor de aanbesteding van alle facilitaire overeenkomsten zoals schoonmaak, catering, beveiliging en op tal van andere vakgebieden binnen facilitair management. In nauwe samenwerking met alle belanghebbenden binnen de klantorganisatie wordt het gehele contactmanagementproces uitgevoerd. Van marktverkenning en aanbesteding tot contractering. Hierbij wordt intensief samengewerkt om passende overeenkomsten te realiseren. Contractmanagement werkt voor meerder organisaties en kan zo efficiënter contracteren en daarmee bijdragen aan de compliance van opdrachtgevers.  

Taken:

  • Marktverkenningen.
  • Selectie en aanbesteding.
  • Contracteren.
  • Contractbeheer en -bewaking.

Evenementen
Een succesvol evenement valt of staat met facilitaire en technische ondersteuning op maat. Nadat doel en programmering duidelijk zijn, zorgt het team Evenementen van De Connectie voor de volledige uitwerking en uitvoering. Een evenement verzorgen we op de locatie van onze opdrachtgever of op andere plek. Team Evenement verzorgt ook virtuele evenementen zoals webinars en online groepsbijeenkomsten. 

Taken:

  • Voorbereiden en begeleiden van evenementen.
  • Technisch beheer o.a. van de studio.
  • Gastheerschap.
  • Budgetbewaking.

Facilitair advies
Bij vraagstukken over verhuizingen, een aanpassing van de werkplek en interne processen op facilitair gebied kan Facilitair Advies van De Connectie de extra expertise bieden om tot de juiste oplossing te komen. Facilitair Advies kan helpen om flinke stappen te zetten, verbeteringen door te voeren en efficiëntielagen te maken binnen de facilitaire dienstverlening. Niet alleen met het advies, zeker ook met de implementatie. Enkele voorbeelden:

  • Verhuizing.
  • Herinrichting werkplek.
  • Hybride werken.
  • Catering.
  • Beveiliging.
  • Groot en klein onderhoud.


Facilitaire basisdiensten
Diensten als schoonmaak, beveiliging, koffieservice en catering en groot en klein onderhoud vormen de fundamentele basis van onze facilitaire dienstverlening. Deze basisdiensten zijn van groot belang voor het welzijn van werknemers. Een schone werkplek en veilige werkomgeving, goede koffie en een gezonde maaltijd behoren allemaal tot de basisbehoefte van iedere werknemer. Facilitaire Basisdiensten van De Connectie biedt het totale pakket:

  • Schoonmaak en glazenbewassing.
  • Groot en klein onderhoud en ongediertebestrijding.
  • Beveiliging, bewaking en receptie.
  • Catering:
    • Koffiecorner;
    • Koffieautomaten;
    • Bedrijfsrestaurant;
    • Koffie- en theevoorziening t.b.v. meetings en bijeenkomsten.

Grafische studio
Zelfs de meest ingewikkelde materie wordt duidelijk door het helder in beeld te brengen. Dat is precies wat de grafische studio doet. Ontwerp en realisatie van een huisstijl, visitekaartjes,  flyers, kantooraankleding, tijdelijke of permanente signing (zoals bewegwijzering, gevelverlichting, banieren) en PowerPoints, is slechts een kleine greep uit de werkzaamheden van de Grafische Studio. Met kennis en kunde wordt vorm gegeven aan alle grafische wensen van de klant.

Stappen:

  • Intake gevolgd door een begroting.
  • Ontwerp.
  • Presentatie ontwerp en eventuele bijstelling.
  • Productie.
  • Oplevering eindproduct.

Logistiek
Team Logistiek verricht allerlei logistieke hand- en spandiensten. Dit doet het team altijd met een glimlach en onopvallend. Zonder dit enthousiasme zouden veel basiszaken binnen De Connectie niet op rolletjes verlopen. Enkele voorbeelden van dagelijkse werkzaamheden:

  • Zalen inrichten door de juiste opstelling te maken voor de geplande bijeenkomst.
  •  Kleine interne verhuizingen plannen en uitvoeren.
  • Duurzaam afval laten scheiden, verwijderen, vernietigen en/of recyclen.
  • Aanvullen van papier (ook voor printers) en andere kantoorartikelen.
  • Klein correctief onderhoud.

Poolvervoer
Wil je het mobiliteitsbeleid van jouw organisatie verduurzamen door het aanbieden van duurzaam vervoer? Poolvervoer van De Connectie biedt een aantal mobiliteitsoplossingen die hierbij helpen.

Door samen met opdrachtgevers te stimuleren dat medewerkers op een duurzamere manier werk- gerelateerd reizen, dragen we samen bij aan een beter milieu. Op ‘bestelling’ kunnen onder andere de volgende vervoersmiddelen gereserveerd worden:

  • Bedrijfsauto.
  • Poolauto.
  • Fiets.
  • Scooter.
  • Step.

Repro & post
Alle post, brieven en pakketten die behandeld worden door Repro & Post worden zorgvuldig verwerkt. Via de centrale postkamer ontvangen en verzenden de vakspecialisten de poststukken op de meest efficiënte wijze. Postvoorziening kent een brede diversiteit. Denkt aan het verzorgen van:

  • Postbussen.
  • Antwoordnummers.
  • Breng- en haalservices.
  • Koerierszendingen.

Naast postvoorziening worden ook reprowerkzaamheden uitgevoerd. Al het drukwerk wordt door vakmensen uitgevoerd, waarbij kwaliteit en geheimhouding zijn gewaarborgd. Bijvoorbeeld

  • Kwalitatief printwerk op vele papiersoorten.
  • Diverse afwerkmogelijkheden, zoals nieten, lijmen en inbinden.
  • Handmatig en/of machinaal inpakken, van enveloppen met brief tot extra items

Verhuizing
Om er voor te zorgen dat onze opdrachtgevers probleemloos kunnen verhuizen adviseert en coördineert Facilitaire Zaken over diverse zaken omtrent verhuizen. Enkele voorbeelden:

  • Advies wel of niet verhuizen.
  • Begroten en bewaken budget.
  • Selectie locatie.
  • Inrichten locatie, ruimtes en werkplekken.
  • Juridische aspecten (zoals contractering).
  • Planning.
  • Eventueel tijdelijke locatie.
  • Inpakken en uitpakken.

Contactpersonen
Sanne de Kleyn
T: 026 - 377 24 28
E: sanne.de.kleyn@connectie.nl