Frontoffice

Frontoffice: hét centrale aanspreekpunt met persoonlijke aandacht voor elke klant
Sommige mensen handelen alles het liefst online af. Er zijn ook mensen die liever de telefoon pakken bij een vraag, klacht of aanvraag. Welk kanaal er ook gekozen wordt, elke klant is op zoek naar een complete oplossing voor diens specifieke vraag of behoefte. Dat antwoord of die oplossing bieden is het doel van de Frontoffice.

Een persoonlijke dienstverlening van hoge kwaliteit, dat is ons uitgangspunt. Daarom doet de Frontoffice er alles aan om als hét centrale en prettige aanspreekpunt voor onze klanten te fungeren. Dit wordt mogelijk gemaakt door de processen te stroomlijnen zodat de samenwerking tussen alle ketenschakels wordt verbeterd. Dat start bij de klantorganisatie. Door bijvoorbeeld klanten te attenderen op een tijdige en juiste wijze van het doorgeven van verzoeken en bestellingen. Dan is de Frontoffice in staat het gehele proces te monitoren en op tijd te (laten) leveren. Een ander voorbeeld van het verbeteren van de dienstverlening is ervoor te zorgen dat de backoffice (zoals ICT of Facilitaire Zaken) alle kennis met de Frontoffice deelt. Met behulp van deze kennis is de Frontoffice in staat de klant direct en volledig te helpen.

Wat zijn onze taken

De Frontoffice is te bereiken via 3 primaire servicekanalen:

  • Deze website, de 24*7 Portal, daar tref je:
    • De meest gestelde vragen (link)
    • Een Kennisbank (link) met alle vragen en antwoorden.
    • PD-Direct waar je bestellingen en meldingen kunt doen of een klacht kunt indienen.
    • Een Storingsmelder (link) waar je een storing kan melden en de status kan volgen. Als er geen storing is, staat de Storingsmelder uit.
  • Telefonisch, op nummer (026) 377 56 56 kun je iedere werkdag vanaf 8.00 uur tot 17.00 uur terecht voor al je vragen.
  • De balie. Van 8.00 uur tot 17.00 uur is de Frontoffice elke werkdag bereikbaar op de drie locaties Arnhem, Renkum en Rheden.

Natuurlijk kan je via e-mail ook vragen stellen. Stuur een mail naar frontoffice@connectie.nl.

Antwoord op alle vragen
De Frontoffice is het gezicht van De Connectie en de ingang voor alle vragen van medewerkers van onze klanten met betrekking tot ICT, Facilitaire Zaken, Documentaire Informatie Voorziening en Personeelszaken. De Frontoffice doet er alles aan om direct het juiste antwoord op je vraag te geven. We zoeken in onze kennisbank. En als we het antwoord niet vinden, belt een collega je terug met het antwoord. Natuurlijk wordt in de gaten gehouden of je ook binnen de afgesproken tijd wordt teruggebeld. De afgesproken tijd verschilt per soort vraag, melding of verzoek. 

Helpdesk ICT
Als er storingen zijn of je laptop doet het niet, is de Frontoffice het eerste adres. Vaak helpt de Frontoffice door bijvoorbeeld het wachtwoord te wijzigen of je laptop om te ruilen voor een andere. Niet altijd kan er direct geholpen worden. Dan wordt de storing doorgegeven aan de ICT-afdeling en monitoren zij de afhandeling. Jou goed helpen is altijd het uitgangspunt.

Ter beschikking stellen bedrijfsmiddelen
De tijdige en juiste uitlevering van bedrijfsmiddelen wordt door de Frontoffice gemonitord. Of het nu gaat om een naambordje op de kantoordeur of een toegangspas, de Frontoffice let erop dat het op de afgesproken tijd en locatie voorhanden is. Je wordt op de hoogte gebracht als het toch niet helemaal goed gaat. Samen wordt gekeken naar een oplossing.

Laptops, mobieltjes en bijbehorende accessoires worden door de Frontoffice uitgeleverd. Je wordt geholpen met het opstarten als dat nodig blijkt.

Elke medewerker heeft een aantal applicaties nodig om zijn werk te doen. De Frontoffice monitort of de applicaties geautoriseerd worden zodat je compleet aan de slag kan.

Ondersteuning uitlevering projecten
Door De Connectie worden veel projecten opgeleverd. Om de vinger aan de pols te houden, is er een projectkalender zodat inzichtelijk is op welke dag wat uitgeleverd wordt. Nog belangrijker: als je belt over een project, heeft de Frontoffice een antwoord op je vraag en anders weten ze wie je verder kan helpen.

Verbetercirkel
We willen leren van ieder klantcontact. Om die reden wordt elk klantcontact geregistreerd. Hierdoor wordt in kaart gebracht wat er fout gaat en wat verbeterd moet worden. Het registreren geeft ook inzicht in waarover de meeste vragen gesteld worden. Om aan de hand van dat inzicht meer kennis te verzamelen over de meest gestelde vragen. 

Contactpersoon
Jörgen Willemsen
Teamleider Frontoffice
M:  026-377 3909
E: jorgen.willemsen@connectie.nl